O sistema da oficina, do balcão à entrega

Entrar no sistema

O CRM abre em crm.vrum-ai.com.br, em qualquer navegador, no computador do balcão ou no celular. Serve para a recepção, a bancada, as compras, o caixa e a gerência. Entre com o seu e-mail e a senha que você mesmo criou. O dono usa o e-mail que mandou no cadastro da oficina. Quem é da equipe usa o e-mail da conta que criou no aplicativo VRUM.

Se esqueceu a senha, use Esqueci a minha na própria tela de entrada. A oficina não cria nem redefine senha de funcionário, e isso é de propósito: a senha continua sendo só sua.

Mudar de função derruba a sessão. Se você foi desconectado sem motivo aparente, é quase sempre isso: o gerente acabou de trocar a sua função. Entre de novo e você já verá as telas novas.

As funções da equipe

Cada pessoa da oficina tem uma função, e é ela que decide o que aparece na tela. Compras, estoque e caixa fazem parte do plano Gestão.

As três fronteiras que o sistema mantém

• Pedir peça não é comprar peça. O mecânico pede, o comprador cota, o gerente autoriza. Peça recusada pelo pagador não pode ser comprada nem aplicada.
• Montar orçamento não é enviar orçamento. O consultor monta, o gerente revisa, congela a versão e libera. Sem isso, a revisão seria uma tela que a mesma pessoa clica em si mesma.
• Quem executa não vê custo nem margem. Custo e margem ficam com quem precifica, compra e cobra.

O caminho do carro

A ordem de serviço percorre uma reta, e cada parada tem um dono. A cor do selo na fila responde a uma pergunta só: de quem se espera ação agora.

• Parado, esperando alguém
• Alguém está com ele na mão
• Aprovado ou pronto

1. Recepção

   O carro chega, a OS nasce e a ficha é preenchida com o cliente ao lado. Esta parada nunca é desligada.

2. Aguardando diagnóstico

   Fila da mecânica. A ficha fechou e ninguém pegou o carro ainda.

3. Em diagnóstico

   Mecânico ou consultor. Registra o que achou e lista as peças que vai precisar.

4. Aguardando cotação

   Fila de compras. Há peça pedida e ninguém começou a cotar.

5. Em cotação

   Comprador ou consultor. Preço e prazo por peça, e a proposta sendo montada.

6. Aguardando revisão

   Gerente. Confere a proposta, congela a versão e libera para o pagador. Pode devolver para a cotação.

7. Aguardando aprovação

   O pagador. Cliente, locadora ou seguradora decide item por item, pelo celular. O link vai por e-mail. No WhatsApp, é copiar e mandar. O link do orçamento vale três dias. A oficina vê a decisão quando abre a OS. A recepção também pode transcrever a decisão que chegou por outro caminho.

8. Aprovada, inteira ou em parte

   Só o que foi autorizado segue adiante. O que foi recusado não é comprado nem aplicado.

9. Aguardando peças

   Comprador e estoquista. O comprador vê numa tela o que foi aprovado e precisa ser pedido, e registra as cotações. Pedido emitido, recebimento conferido contra o pedido.

10. Liberada para execução

    Gerente ou a própria mecânica. Peça na mão e serviço autorizado. O carro só vai pro elevador com toda a peça aprovada na mão.

11. Em execução

    Mecânico e funileiro. Cada um aponta a própria hora e o próprio material. Achou coisa nova, a OS fica pausada para complemento e vira orçamento complementar, com nova aprovação.

12. Em conferência

    Gerente. Confere o serviço e registra pendências. Pendência crítica aberta devolve o carro para a execução.

13. Aguardando pagamento ou retirada

    Caixa e recepção. Cobrança e número da nota fiscal. O cliente paga no seu caixa ou pelo app, no Pix ou no cartão. Cliente faturado, locadora e seguradora não pagam na hora.

14. Entregue

    Recepção. Quem retirou e quando. O sistema só dá o carro como entregue com a conta resolvida: paga, faturada ou isenta. A ficha prova como o carro entrou; a entrega prova como ele saiu.

A sua oficina pode não ter todas as paradas. Diagnóstico, cotação, revisão, aprovação do pagador, compras, execução, conferência e pagamento são ligados ou desligados pela VRUM na implantação, conforme o plano. Parada desligada não existe: a OS passa direto. Mudança de plano não mexe em OS que já está andando, porque cada uma carrega o percurso que valia no dia em que foi aberta.

Quando o carro sai pelo lado

Orçamento recusado

O pagador disse não. Daqui o carro vai para retirada sem serviço, ou volta para uma cotação nova.

Esperando o dono buscar

Nada foi executado. O carro continua na oficina até alguém retirar.

Saiu sem serviço

Encerrada. O histórico guarda o diagnóstico e a recusa.

Cancelada

Encerrada por quem tem autorização para isso.

Quando o cliente vem pelo app

A VRUM não distribui pedido. Quem escolhe a oficina é o motorista. Em Praia Grande e Santos já tem motorista no app; nas outras cidades ainda não, e o sistema funciona do mesmo jeito.

1. O motorista acha a sua oficina no app e pede um horário. As oficinas da rede aparecem primeiro. O pedido chega com data e hora.
2. Você aceita ou sugere outro, no CRM. Se sugerir, o motorista recebe as opções no app e escolhe uma.
3. O carro chega e a recepção abre a OS. Parte da ficha já vem do agendamento.
4. Daí em diante, é uma OS como as outras. O orçamento passa pelo gerente antes de sair, o cliente aprova item por item pelo link e você vê a decisão quando abre a OS.
5. Na entrega, o cliente paga e avalia. Ele paga pelo app, no Pix ou no cartão, ou no seu caixa. Depois, avalia o atendimento no app. O que ele pagou pelo app aparece em Recebimentos.

Transcrever a decisão do pagador

Nem todo cliente responde pelo link. Quando a resposta chega por outro caminho, a recepção registra por onde ela veio: no balcão, por e-mail ou por telefone. Nesses três, o sistema pede um comprovante, e ele pode ser assinatura, documento, print da mensagem, número de protocolo ou o registro de quem atendeu.

Decisão que chegou pelo link ou pelo aplicativo não pede comprovante: o sistema já registrou, com hora e origem.

A ficha de recepção

A ficha é a parte que mais vale no sistema, porque é ela que responde à reclamação mais comum de todas: esse risco já estava aqui? Preencha com o cliente ao lado, antes de o carro entrar no box.

1. Quem chegou. Nome, CPF, telefone e e-mail. Se o cliente veio pelo aplicativo, boa parte já vem preenchida, mas telefone e e-mail não vêm do agendamento: pergunte.
2. O veículo. Placa no formato ABC1D23. Digitou a placa, o carro vem preenchido: marca, modelo, ano, motor. Isso quando o histórico ou a base acham a placa. Se não acham, marca, modelo e ano sugerem a partir da tabela FIPE conforme você digita, e o motor é deduzido do modelo. Carro que a tabela não tem entra digitado à mão, normalmente.
3. Como o carro chegou. Quilometragem e combustível em oitavos, do jeito que o ponteiro mostra no painel.
4. Conferência do veículo. O checklist da oficina, item por item. Alguns itens são bloqueantes e a ficha não fecha sem eles.
5. Avarias já existentes. Cada amassado, risco e trinca que o carro trouxe. É o registro que evita a discussão na entrega.
6. Fotos do carro. Cinco fotos: frente, traseira, os dois lados e o painel.
7. Objetos deixados no veículo. Documento, ferramenta, cadeirinha, som.
8. Fechar a ficha. O cliente aceita. Fica o nome de quem assinou, com data e hora. É o registro do estado do carro na chegada.
9. A ficha vai pro cliente. O cliente recebe a ficha em PDF, com as fotos, no e-mail. Por isso vale conferir o e-mail dele no primeiro passo.

Combustível, em oitavos

É a mesma escala do ponteiro. Escolha o traço que você está vendo.

• Vazio
• 1/8
• 1/4
• 3/8
• 1/2
• 5/8
• 3/4
• 7/8
• Cheio

As telas do sistema

Você só enxerga as telas da sua função. Se alguma não aparece, não é defeito: é a função que não a inclui.

Toque para ampliar

Atendimento de balcão/os

A fila. Filtra por placa e por situação. É a tela do dia a dia de quem está no salão.

Central/os/central

A visão do gestor, em quatro grupos: Precisa de mim (nada anda até alguém decidir), Atrasados ou bloqueados, Em andamento e Prontos para fechar.

Recepção/os/nova

Abre a OS e vira a ficha. O carro que veio do aplicativo já entra com parte preenchida.

Diagnósticodentro da OS

O laudo e a lista de peças que o serviço vai exigir. Guarda as versões anteriores.

Cotação e orçamentodentro da OS

Preço e prazo por peça, a proposta, a revisão do gerente e o registro da decisão do pagador.

Comprasdentro da OS

Peças aprovadas sem compra, os pedidos desta OS e o recebimento conferido contra o pedido.

Execuçãodentro da OS

As atividades, quem está em cada uma e o apontamento de hora e material.

Conferênciadentro da OS

A checagem final do gerente, as pendências e a liberação do veículo.

Fechamento e entregadentro da OS

Pagamento, número da nota fiscal e o registro de quem retirou o carro.

O que foi gastodentro da OS

Custo real da OS, incluindo o que foi comprado fora da plataforma. Só para quem vê custo.

Parâmetros de cobrança/os/parametros

Valor da hora, margem sobre peça, desconto máximo por linha, taxa de descarte e arredondamento. Todos leem; só quem configura a oficina grava.

Equipe da oficina/os/equipe

Quem trabalha aqui e em que função. É onde o gerente cadastra a equipe.

Recebimentos/conciliacoes

Faturamento, repasse, a comissão da VRUM e a comissão do VRUM IoC.

Ativar IoC/instalacao

Instalação do VRUM IoC.

Suporte/suporte

Abrir chamado e acompanhar a resposta. Você vê só os chamados da sua oficina.

Cadastrar a equipe

Em Equipe da oficina, o gerente diz quem trabalha aqui e em que função.

1. A pessoa instala o aplicativo VRUM e cria a conta dela. A oficina não cria login de funcionário. Assim a senha continua sendo só dela, e cada pessoa aceita os termos na própria conta.
2. Procure por CPF ou e-mail. Um dos dois basta. Se aparecer “ninguém encontrado”, a conta ainda não existe: peça para a pessoa terminar o cadastro no aplicativo.
3. Escolha a função. A descrição do que cada uma enxerga aparece ao lado, antes de você confirmar.
4. Adicione. A pessoa já vê o balcão no próximo acesso dela.

Mudar de função e desligar

• Mudar a função encerra a sessão da pessoa. Ela precisa entrar de novo. Sem isso, a função antiga continuaria valendo por até uma hora.
• Desligar tira o acesso na hora, mas não apaga o histórico. O nome continua nas OS em que a pessoa apontou trabalho, que é justamente para que serve esse registro.
• Quem saiu pode ser reativado e volta com a função que tinha.
• Uma pessoa por oficina. Quem já trabalha em outra oficina da rede não pode ser adicionado aqui.

Mudança de plano

O que aparece no seu CRM depende do plano. Quem liga e desliga cada parte é a VRUM, na implantação. A oficina não liga nada sozinha, e o sistema também não.

Passar da Parceira para o Gestão

1. Veja se chegou a hora. A oficina passou de 30 OS próprias no mês, ou precisa de compras, estoque, caixa ou mais gente na equipe.
2. Chame a VRUM no WhatsApp. O botão aqui embaixo abre a conversa com a mensagem pronta.
3. A VRUM combina com você se vai ser mensal ou anual, e liga estoque, financeiro e comissões na implantação.
4. As OS novas já nascem com as paradas novas. A OS que está andando termina no percurso do dia em que foi aberta.
5. Cadastre quem vai cuidar de compras, estoque e caixa em Equipe da oficina.

A comissão das OS que vieram pelo app também segue o plano. As condições de cada um estão em Planos.

Os limites de OS e de pessoas são condições do contrato. A VRUM acompanha e avisa antes de mudar qualquer coisa.

E o Pro? Ainda não saiu. Nota fiscal, WhatsApp e IA no balcão estão em construção. Quem entra como Fundadora recebe cada um sem pagar a mais, quando sair. Veja em Oficina Fundadora.

O que trava, e por quê

Estas são as travas do sistema. Cada uma existe por causa de um prejuízo que já aconteceu em oficina de verdade.

• 01A recepção não fecha sem quilometragem e sem os itens bloqueantes do checklist respondidos.
• 02O orçamento não vai ao pagador sem versão congelada e revisão autorizada pelo gerente.
• 03Item recusado pelo pagador não pode ser comprado nem aplicado.
• 04Atividade não é executada sem a autorização correspondente. Esta é a trava que mais evita prejuízo: sem ela, dá para entregar o carro com peça pendente e item sem preço.
• 05A conferência não é concluída com pendência crítica aberta.
• 06O carro não é entregue sem confirmação de retirada.
• 07Pular uma parada que existe no percurso da sua oficina é recusado. Parada desligada, ao contrário, nem aparece.

Recebimentos

A tela Recebimentos mostra o dinheiro da oficina em duas contas separadas, porque são duas coisas diferentes.

• Repasse de serviço. Total de serviços, total de vendas, quanto a oficina recebe e quanto foi de comissão da VRUM, com o detalhamento por atendimento e a data de pagamento. As condições da comissão estão em Planos.
• Comissão do VRUM IoC. R$ 9,90 por cliente ativo que esta oficina instalou, a cada mensalidade que ele paga. A tela mostra quantos clientes ativos, o valor total e o quanto já foi pago.

Como o dinheiro do app chega na oficina

1. O cliente paga pelo app, no Pix ou no cartão de crédito.
2. O pagamento passa pela VRUM. Cai na conta da VRUM, não na da oficina.
3. A VRUM desconta a comissão e repassa o resto no fechamento do mês.
4. Você acompanha o previsto e o pago nesta tela, atendimento por atendimento.

Onde você recebe guarda os dados bancários da oficina. Confira antes do fechamento do mês.

Instalar rastreador

O VRUM IoC está à venda pelo app do motorista. O passo a passo da tela Ativar IoC ainda não está neste manual: fale com a VRUM antes da primeira instalação.

Studio Social

O Studio Social ainda não está no CRM e fica fora dos planos. Quando sair, ele vai cuidar das redes sociais da oficina de dentro do próprio sistema. O que ele vai fazer está na página do Studio Social.

Quando dá erro

Falha aparece na própria tela, numa faixa vermelha, com duas saídas lado a lado.

• Tentar de novo resolve a falha passageira. Vale uma ou duas tentativas.
• Abrir chamado é para quando insistir não resolve. Ele leva você ao suporte com o formulário já preenchido.

O chamado sai com a tela onde aconteceu, o endereço que o sistema chamou, o código da resposta, a mensagem que você viu, a mensagem que o servidor devolveu e o horário. Você vê tudo isso na tela antes de enviar. O que falta escrever é a única coisa que o sistema não sabe: o que você estava tentando fazer.

Em Suporte você acompanha a resposta e responde de volta. Um chamado marcado como Aguardando você é o único que está parado esperando a oficina.